Soal Tes PPPK Pengadministrasi Perkantoran

Latihan Soal Tes PPPK Formasi Pengadministrasi Perkantoran PDF. Administrasi perkantoran merupakan serangkaian aktivitas rutin dalam sebuah organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi guna mencapai tujuan organisasi tersebut dengan sistematik.

Jika dilihat secara etimologi, kata “Administrasi” berasal dari bahasa Latin, yaitu “Ad” yang berarti intensif dan “ministrare” atau yang jika diartikan dalam bahasa Indonesia mempunyai arti membantu, melayani, atau memenuhi. Perlu kita ketahui bersama, pengertian administrasi perperkantoranan dibagi menjadi dua, yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit.

 

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran merupakan semua kegiatan teknis dan memiliki peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, dan berperan penting dalam menciptakan organisasi pemerintahan dengan lebih efektif.

 

Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran bisa dipahami sebagai aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, dan mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor serta tata usaha yang tertib dan baik.

 

Dengan demikian, administrasi perkantoran merupakan kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik dalam sebuah organisasi. Umumnya, seorang karyawan yang bertugas sebagai administrasi perkantoran disebut sebagai administrator kantor atau manajer kantor.

 

Berikut ini pengertian administrasi perkantoran menurut beberapa ahli. George Terry, seorang peneliti dan penulis berjudul Principles of Management menyebutkan bahwa  administrasi perkantoran merupakan suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran dan menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya supaya tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.

 

Sedangkakan Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa administrasi perkantoran merupakan gabungan dan kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah, personel, dan perlengkapan) dengan operation management (pekerjaan di kantor).

 

Sebelum admin membagikan Latihan Soal Tes PPPK Formasi Pengadministrasi Perkantoran, mari terlebih dahulu kita kenali Tugas dan Fungsi Administrasi Perkantoran. WH Evans seorang pakar administrasi perkantoran menyebutkan bahwa tugas administrasi perkantoran ialah sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi pemerintahan mengenai penggunaan informasi, memori, serta komunikasi organisasi.

 

Tugas administrasi perkantoran yaitu melakukan rekapitulasi data, mengelola dokumen, dan menyimpan dokumen dengan terstruktur. Dari tugas utama ini, kita bisa menurunkan beberapa tugas administrasi perkantoran yang meliputi:

 

1. Berkomunikasi menggunakan telepon

Administrator kantor umumnya memiliki tugas yang paling penting yaitu berkomunikasi melalui telepon, penerimaan dan panggilan telepon dari luar. Pada tugas ini seorang administrator perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Untuk dengan kantor skala menengah kecil, biasanya yang merupakan tugas wajib adalah menjawab telepon. Tak seperti pemerintahan besar, biasanya ada divisi lain seperti layanan pelanggan atau biasa kita kenal dengan customer service.

 

2. Membuat segala agenda kantor

Dengan adanya tugas untuk berkomunikasi via telepon, ;memunculkan kemungkinan adanya mitra yang menginginkan pertemuan dengan manajemen pemerintahan atau juga dengan departemen lain. Tugas lain administrasi kantor ini juga diperlukan guna mempersiapkan agenda untuk kegiatan tersebut. Akan tetapi, untuk menjadwalkan suatu pertemuan, perlu komunikasi lebih lanjut dengan bagian lain sehingga jadwal bisa diatur dengan baik dan tidak ada berbenturan jadwal dengan yang lain.

 

3. Entri data pada pemerintahan

Tugas selanjutnya yang penting diterapkan di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data atau rekap data. Data transaksi dari para pelanggan, data konsumen, serta informasi lainnya yang akan direkapitulasi. Namun, tidak semuanya di rekap sendirian. Jika pemerintahan sudah mempunyai divisi lain, seperti divisi gudang, tugas admin office biasanya hanya sebuah rekap bahwa divisi lain sudah diusahakan.

 

Seorang yang bertugas sebagai administrasi kantor wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap ulang untuk mempermudah saat pencarian.

 

4. Membuat file data

Tugas terakhir, supaya data bisa dikelola dengan baik dan mudah, maka data tersebut harus diarsipkan. Ini juga menjadi tugas administrasi kantor. Hal ini memungkinkan data dokumen dan semuanya terkelola dengan baik.

 

Sedangkan Fungsi Administrasi Perkantoran Menurut Quible (2001) terbagi dalam lima jenis fungsi pendukung administratif yaitu fungsi rutin, teknis, analisis, interpersonal, dan manajerial. Berikut ini merupakan  uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut.

 

1. Fungsi Rutin

Fungsi rutin ialah fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran dan keterampilan, yang setidaknya meliputi pengarsipan dan penggandaan barang pemerintahan

 

2. Fungsi Teknis

Fungsi kedua yaitu fungsi teknis yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni bagi para administrator

 

3. Fungsi Analisis

Fungsi ketiga yaitu fungsi analisis yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan mengambil suatu keputusan secara cepat dan tepat.

 

4. Fungsi Interpersonal

Fungsi keempat yaitu fungsi interpersonal yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar saat memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain secara baik.

 

5. Fungsi Manajerial

Fungsi terakhir adalah fungsi manajerial yang memerlukan suatu perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan memberikan motivasi kepada karyawan

 

Bagi Anda yang akan mengikuti seleksi PPPK Formasi Pengadministrasi Perkantoran, silahkan download dan baca Latihan Soal Tes PPPK Formasi Pengadministrasi Perkantoran. LINK DOWNLOAD DISINI.

 

Demikian informasi tentang Contoh Latihan Soal Tes PPPK Formasi Pengadministrasi Perkantoran PDF. Semoga ada manfaatnya

= Baca Juga =